FAQ – Häufige Fragen zu XRechnung & ZUGFeRD validieren
Wissenswertes zu E-Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD - hier kostenlos validieren
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Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie wurde entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern zu vereinheitlichen.
Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und definiert, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert werden. Dadurch können Rechnungen automatisch verarbeitet werden, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind.
Seit November 2020 sind Bundesbehörden verpflichtet, XRechnungen zu empfangen. Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung auch im B2B-Bereich zur Pflicht.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert.
Der Vorteil: Die Rechnung kann sowohl von Menschen gelesen als auch automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Das PDF dient zur Ansicht und Archivierung, die eingebetteten XML-Daten ermöglichen die automatische Übernahme in Buchhaltungssoftware.
ZUGFeRD ist besonders im B2B-Bereich verbreitet und erfüllt ab Version 2.0 die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in der technischen Umsetzung:
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Die Rechnung muss von einem Programm geöffnet werden, um lesbar zu sein.
ZUGFeRD kombiniert ein PDF (für Menschen lesbar) mit eingebetteten XML-Daten (für automatische Verarbeitung). Das macht es flexibler im Einsatz, besonders wenn Rechnungen auch ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden sollen.
Beide Formate sind für die E-Rechnungspflicht in Deutschland zulässig. Die Wahl hängt von den Anforderungen und den verwendeten Systemen ab.
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich. Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt:
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das der EN 16931 entspricht. XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderung.
Die Validierung erfolgt in drei Schritten:
Die Validierung erfolgt lokal auf unserem Server in Deutschland. Die hochgeladene Datei wird nicht gespeichert.
Der Validator unterscheidet zwischen verschiedenen Meldungstypen:
Fehler (Errors): Die Rechnung entspricht nicht dem Standard und wird von den meisten Systemen abgelehnt. Diese Fehler müssen behoben werden.
Warnungen (Warnings): Die Rechnung ist grundsätzlich gültig, es gibt aber Abweichungen von empfohlenen Praktiken oder optionalen Regeln.
Informationen: Hinweise zur Struktur oder verwendeten Version, keine Handlung erforderlich.
Jede Meldung enthält einen Regelcode (z.B. BR-DE-1) und eine Beschreibung, wo in der Datei das Problem liegt. Die offiziellen Regeln sind in der KoSIT-Dokumentation beschrieben.
Nein. Die Validierung gibt an, ob eine Rechnung den technischen Anforderungen des XRechnung-Standards entspricht. Sie ersetzt aber keine rechtliche Prüfung der Rechnungsinhalte.
Dieser Service wird ohne Gewähr bereitgestellt. Für rechtlich verbindliche Aussagen und bei Unsicherheiten sollten Sie die offizielle KoSIT-Dokumentation konsultieren oder rechtlichen Rat einholen.
Die Validierung ist ein Werkzeug zur Qualitätssicherung, nicht zur rechtlichen Beratung.
Nein. Die hochgeladene Datei wird ausschließlich zur Validierung verwendet und nicht gespeichert. Nach der Prüfung werden alle Daten gelöscht.
Es werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten erfasst. Der Service läuft auf Servern in Deutschland und erfüllt die Anforderungen der DSGVO.
Für die Nutzung ist keine Registrierung erforderlich.
Dieser Validator verwendet den KoSIT Validator 1.6.0 mit XRechnung 3.0.2 (Stand Dezember 2024). Das ist die aktuell gültige Version des deutschen Standards.
Der Validator wird regelmäßig aktualisiert, um neue Versionen und Anpassungen des Standards zu unterstützen. Die verwendete Version ist auf der Startseite angegeben.
Der KoSIT Validator ist das offizielle Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zur Validierung von XRechnungen. Er prüft, ob eine Rechnung den technischen Anforderungen des deutschen Standards entspricht.
Dieser Service nutzt den KoSIT Validator als Basis und stellt ihn als einfach zu bedienenden Online-Service zur Verfügung. Die Validierungslogik und Regeln stammen direkt von der KoSIT.
Der KoSIT Validator ist Open Source und kann auch lokal installiert werden.