ZUGFeRD XML & PDF in einem Dokument

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das ein lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten kombiniert. Damit vereint es die Vorteile der automatischen Verarbeitung mit der gewohnten Darstellung einer klassischen Rechnung.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und kombiniert zwei Komponenten:

PDF/A-3: Ein standardkonformes PDF-Dokument, das die Rechnung in gewohnter Form darstellt. Dieses PDF kann angezeigt, ausgedruckt und archiviert werden.

Eingebettete XML-Daten: Die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format sind unsichtbar im PDF eingebettet. Buchhaltungssysteme können diese Daten automatisch auslesen und verarbeiten.

Dieser hybride Ansatz macht ZUGFeRD besonders praktisch: Die Rechnung ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar.

ZUGFeRD-Versionen

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Versionen und Profilen:

ZUGFeRD 1.0: Die erste Version, heute nicht mehr weit verbreitet.

ZUGFeRD 2.0/2.1: Aktuelle Versionen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Versionen sind für die E-Rechnungspflicht in Deutschland zulässig.

Profile: ZUGFeRD bietet verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended) mit unterschiedlichem Umfang an Datenfeldern. Für die E-Rechnungspflicht wird mindestens das Profil "EN 16931" benötigt.

Warum ZUGFeRD validieren?

Die Validierung prüft, ob ein ZUGFeRD-PDF den technischen Anforderungen entspricht:

• Ist die XML-Datei korrekt im PDF eingebettet?
• Entspricht die XML-Struktur dem gewählten Profil?
• Sind alle Pflichtfelder vorhanden und korrekt formatiert?
• Erfüllt das Dokument die Anforderungen der EN 16931?

Eine fehlerhafte ZUGFeRD-Rechnung kann nicht automatisch verarbeitet werden und wird von modernen Buchhaltungssystemen abgelehnt.

ZUGFeRD vs. XRechnung

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für die E-Rechnungspflicht in Deutschland zugelassen.

ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn:

• Rechnungen auch manuell gelesen oder ausgedruckt werden sollen
• Empfänger unterschiedliche technische Ausstattungen haben
• Bereits PDF-Rechnungen im Einsatz sind und die Migration schrittweise erfolgen soll

XRechnung eignet sich, wenn:

• Vollständige Automatisierung ohne manuelle Schritte gewünscht ist
• Rechnungen nur zwischen Systemen ausgetauscht werden
• Kleinere Dateigröße wichtig ist (XML ist kompakter als PDF)

In der Praxis werden beide Formate parallel eingesetzt.

ZUGFeRD erstellen

ZUGFeRD-Rechnungen können auf verschiedene Arten erstellt werden:

Buchhaltungssoftware: Viele moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen den Export im ZUGFeRD-Format.

PDF-Generatoren: Bibliotheken und Tools können aus bestehenden Rechnungsdaten ein ZUGFeRD-PDF erzeugen.

Konvertierung: Bestehende PDF-Rechnungen können nachträglich mit XML-Daten ergänzt werden.

Wichtig ist, dass das erzeugte PDF dem PDF/A-3-Standard entspricht und die XML-Daten korrekt eingebettet sind. Eine Validierung vor dem Versand stellt sicher, dass beides erfüllt ist.

E-Rechnungspflicht und ZUGFeRD

Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. ZUGFeRD im Profil "EN 16931" erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und ist damit ein zugelassenes Format.

Der Vorteil von ZUGFeRD: Auch Empfänger, die noch keine vollständige E-Rechnungs-Integration haben, können das PDF manuell verarbeiten. Die automatische Verarbeitung ist aber jederzeit möglich, sobald die technischen Voraussetzungen geschaffen sind. Alternativ kann auch XRechnung als reines XML-Format verwendet werden.